Procurement leaders in 5 stappen naar strategische impact
Business leaders en Procurement leaders zijn het er in essentie over eens. Er is ruimte en noodzaak voor meer strategische impact van Procurement op organisaties. Dit betekent in veel gevallen een uitdaging voor Procurement en business. De dynamiek van vandaag vraagt steeds meer van Procurement leaders en maakt het niet makkelijk om het proces naar meer impact op de business succesvol handen en voeten te geven. In welke fase verkeert Procurement vandaag en wat zijn de stappen met de te nemen hobbels? Een duidelijk inzicht hierin steunt de Procurement leader daadkrachtig stappen in de ontwikkeling van Procurement te zetten. Wereldwijde publicaties en onderzoeken onder business- en Procurement leaders over de stand van actuele thema’s binnen Procurement, hebben geleid tot de definitie van 5 fases op weg naar optimale, organisatie specifieke, strategisch Procurement. Hierbij zijn m.n. de te kraken noten per fase essentieel. Procurement doet zichzelf maar bovenal de organisatie tekort zonder concreet ontwikkelplan door de 5 fases naar strategische impact op de business
Stap 1 “Operational Excellence” is het realiseren van een uitstekende en vanzelfsprekende controle over operationele/tactische Procurement. Het betreft hier de basishygiëne van Procurement. Wanneer hier problemen ontstaan voor de organisatie, wordt de verdere ontwikkeling van de positie van Procurement en daarmee de impact op de business lastiger. Stel uzelf de volgende vragen: “worden de Procurement doelstellingen (vaak kosten en beschikbaarheid) gerealiseerd of overtroffen? Kloppen de processen, optimaal ondersteund door digitalisering en ervaart de business deze als ondersteunend? Liggen de prioriteiten in lijn met de prioriteiten van de business? Extra punten kunnen gescoord worden wanneer de supplierbase de klantvraag van de organisatie flexibel weet te volgen en wanneer de risico’s van onverwachtse economische of marktontwikkelingen onder controle zijn. Stap 1 is lastig en complex al betreft het in veel gevallen de comfortzone van Procurement. Het is makkelijk en misschien verleidelijk om in deze stap te blijven hangen, er is altijd wat en het kan altijd beter. Het bereiken van een gevoel van vanzelfsprekendheid bij de organisatie is de basis voor de volgende stap. Hoe minder we het erover hebben hoe beter het is voor de doorontwikkeling van Procurement. Doorbreek het “framen” van Procurement als operationeel/tactisch.
Stap 2 “Strategie ontwikkeling” betekent uit de bubble van stap 1 en beeld en kennis verkrijgen bij de dynamiek van de markt en de positie van uw organisatie in de markt. Hoe zien de klanten van uw organisatie eruit en wat zijn de kansen en bedreigingen? Hoe ziet de strategie van uw organisatie eruit? Is er in de markt sprake van nieuwe technologieën en ontstaan er nieuwe businessmodellen? Zijn er economische en of (geo) politieke ontwikkelingen van belang voor de performance van uw supplierbase? Wanneer je niet goed weet wat er speelt in de wereld van belang voor de strategie van de organisatie kun je niet meepraten en tot initiatieven komen. Hoe groter de dynamiek in de waardeketen waarin de organisatie opereert, hoe groter het belang van strategische aansluiting van Procurement en daarmee het belang van de “Business Aansluiting Procurement“(BAP). Zonder aansluiting met de business, geen strategische impact. Uw inventarisatie is de basis voor het Procurement beleid gericht op de ontwikkeling van de organisatie in de wereld van vandaag en morgen. Belangrijk hierbij is het voorwaardelijk definiëren van het te realiseren “BAP” niveau. Het betreft hier zeker geen doel op zich maar juist een ontwikkeling van Procurement vanuit het specifieke belang van uw organisatie. Als Procurement leader zult u hier de handen voor op elkaar moeten krijgen.
Stap 3 “Competenties professionals” gaat over de belangrijkste voorwaarde om tot ontwikkeling van “BAP” te komen en dat is het gedrag van de bezetting van de Procurement organisatie. Groei naar “zelfbewust Procurement”. Met de ontwikkeling van competenties worden de grootste stappen gezet in de ontwikkeling van Procurement. Definieer welke competenties in welke mate voor uw organisatie belangrijk zijn. Inventariseer, bij voorkeur door meting, de aanwezige competenties en breng de eventuele gap in kaart. Weet dat het grootste verschil in benodigde competenties tussen operationeel/tactisch - en strategisch Procurement zit. Maak een ontwikkelplan voor de bezetting en zie de realisatie als de prioriteit om vooruitgang te boeken. Wellicht moeten er competenties extern aangetrokken worden, zowel vast als tijdelijk. Maak uw organisatie aantrekkelijk voor talent. Zonder de juiste competenties in huis is een intrinsieke duurzame ontwikkeling van Procurement moeilijk zo niet onmogelijk. Voor u als Procurement leader ligt een belangrijke taak in voorbeeldgedrag en de realisatie van “BAP” op het hoogste niveau. Belangrijk meetpunt voor u als leader is het realiseren van budget om de organisatie op orde te krijgen.
Stap 4 “Suppliermanagement” genereert de kansen en bedreigingen vanuit de leveranciersmarkt. Dit betreft de specifieke competentie van Procurement om bij te dragen aan de strategiebepaling van de organisatie. De operationele/tactische organisatie staat, de bezetting beschikt over de juiste competenties om de stap naar strategisch te zetten en u kent de markt van uw organisatie en haar positie hierin. Suppliermanagement is de brandstof voor de impact van Procurement op de business. Hoe is uw relatie met de leveranciersmarkt, wat is de strategie van uw strategische leveranciers, wat zijn marktontwikkelingen, kortom wat zijn de kansen en bedreigingen? Belangrijk meetpunt is hoeveel tijd u besteedt aan de leveranciersmarkt in verhouding tot aandacht voor de eigen organisatie. U heeft nu een verhaal te vertellen aan de organisatie wat mede bepalend is voor de strategie van uw organisatie. Nog steeds geldt hoe meer dynamiek binnen uw supply chain, hoe groter de impact van leveranciers op uw organisatie en hoe belangrijker de “BAP”.
Stap 5 “Positie” definieert de positie van Procurement in de organisatie. In hoeverre wordt er daadwerkelijk geluisterd. Naast gedrag is positie een basisvoorwaarde om impact op de business te hebben. Belangrijk is dat Procurement afgerekend wordt op en dus verantwoordelijkheid neemt voor de resultaten van de organisatie, zowel topline als bottomline. Het Procurementbeleid sluit 100% aan bij de strategie van de business en zo moet het ook geformuleerd worden. Dezelfde termen, dezelfde prioriteiten. “Kosten” wordt “marge” en sustainability is belangrijk wanneer het belangrijk voor de organisatie is. In de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen trekt Procurement aan hetzelfde touwtje als de business en werkt dan ook nauw samen. Procurement is prominent vertegenwoordigd in crossfunctionele projectteams. Als Procurement leader is het zaak aansluiting te vinden bij de directie en als businesspartner gezien te worden. U wordt geconsulteerd vanwege strategisch, financieel en commercieel inzicht en neemt deel in besluitvorming t.a.v. make or buy, propositie naar de markt, bedrijfsrisicoplanning, productontwikkeling en acquisitieactiviteiten. Kortom Procurement pakt haar rol in strategiebepaling en executie door de organisatie.
Waar staat uw Procurement organisatie en wat zijn concreet de volgende stappen?
www.di-mens.nl 06-36035596